Privacybeleid

Ik ben verplicht aan de privacy wetgeving AVG te voldoen. In de bijgaande privacy policy is uitgebreide informatie te vinden.

Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik, als jouw behandelende therapeut, een dossier aanleg. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de WGBO. Dit dossier bevat aantekeningen over jouw gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen. Ook worden in het dossier gegevens opgenomen die voor jouw behandeling noodzakelijk zijn en die ik, enkel na jouw expliciete toestemming, heb opgevraagd bij een andere zorgverlener bijvoorbeeld bij de huisarts. Ik Ben verplicht om jouw privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat ik:

Zorgvuldig omga met jouw persoonlijke en medische gegevens,
Er voor zorg dat onbevoegden geen toegang hebben tot jouw gegevens. Als jouw behandelend therapeut heb ik als enige toegang tot de gegevens in jouw dossier. Ik heb een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim). De gegevens uit jouw dossier kunnen ook voor de volgende doeleinden gebruikt worden:
Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond, of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met jouw expliciete toestemming.
Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid. • Voor gebruik tijdens intercollegiale toetsing (de gebruikte gegevens zijn dan geanonimiseerd).
Een klein deel van de gegevens uit jouw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie, zodat ik of mijn administrateur, een factuur kan opstellen. Als ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van jouw gegevens, dan zal ik je eerst informeren en expliciet jouw toestemming vragen. De gegevens in het cliëntendossier blijven, zoals in de wet op de behandelovereenkomst wordt vereist, 15 jaar bewaard.

PRIVACY OP DE FACTUUR Op de factuur die je ontvangt staan de gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat je deze nota kan declareren bij je zorgverzekeraar. • Je naam, adres en woonplaats. • Je geboortedatum. • Je BSN nummer. • De datum van de behandeling. • Een korte omschrijving van de behandeling, zoals bijvoorbeeld ‘sessie haptotherapie’. • De kosten van het consult.

Klachtenreglement:

INLEIDING
De leden van de VNT zijn therapeuten die cliënten begeleiden bij diverse klachten op medisch sociaal vlak. Hieronder vallen alle lichamelijke klachten, die zowel stress gerelateerd als chronisch of acuut kunnen zijn. De behandeling is niet symptoomgericht maar richt zich op de hele mens als zodanig en wordt terecht holistisch genoemd. Cliënten kunnen zowel volwassenen als kinderen zijn. De intentie van Natuurgeneeskundigtherapeuten is om goede zorg te bieden, die aansluit op de behoeften van de cliënt en voldoet aan de algemeen geldende vereisten voor deze zorg.
VNT Liendertseweg 112-2 3815 BJ Amersfoort 033-4726003 www.vnt-nederland.nl
Bij het verlenen van goede zorg past ook een goede omgang met (signalen van) onvrede over de zorg
of diensten van onze aangesloten therapeuten. Elke VNT-therapeut is op grond van de Wkkgz (Wet
kwaliteit, klachten en geschillen zorg) verplicht een klachtenregeling te treffen voor zijn cliënten. Dit
gebeurt via de beroepsvereniging VNT. De VNT heeft dit klachtenreglement opgesteld en faciliteert
bepaalde onderdelen van de klachtenregeling voor cliënten.
In het klachtenreglement zijn de algemene regels van de VNT voor de omgang met onvrede, ervaren
tekorten of klachten beschreven.
Het klachtenreglement heeft de volgende opbouw. Deze ziet u terug in de inhoudsopgave.
In de algemene paragraaf van dit klachtenreglement zijn de doelstellingen en uitgangspunten
genoemd die de VNT en haar leden hanteren bij de omgang met klachten. Daar zijn ook begrippen
toegelicht.
In de volgende algemene paragraaf staan de regels voor toegang tot de klachtenregeling vermeld
(wie mag waarover, wanneer en hoe klagen) en regels voor de algemene organisatie van de
klachtenregeling.
Daarna zijn de regels genoemd voor diverse geledingen en instanties die een bijdrage leveren aan de
goede omgang met klachten van cliënten.
In de slotparagraaf is aangegeven hoe men kan ‘klagen over de klachtafhandeling’ en zijn algemene
regels voor wijziging en vaststelling van het reglement genoemd.
Heeft u vragen over dit klachtenreglement neem dan contact op met het secretariaat van de VNT.
Heeft u vragen over de aanpak van uw klacht, wilt u advies of ondersteuning hierbij?
Neem dan contact op met de onafhankelijk klachtenfunctionaris, via het secretariaat van de VNT.
VNT klachtenreglement versie juni 2017
1

INHOUDSOPGAVE
INLEIDING
ALGEMEEN

Begripsbepalingen
Doelstellingen klachtenregeling
Uitgangspunten klachtenregeling
TOEGANG TOT EN ORGANISATIE VAN DE KLACHTENREGELING
Bekendmaking en facilitering klachtenregeling
Klachtrecht cliënten
Besluit tot indienen of intrekken klacht
Voortgangsinformatie, termijnen en afsluiting klachtafhandeling
Geheimhouding en privacy
Registratie klachten; bewaring klachtdossiers
Kosten klachtafhandeling
De klachtenprocedure
OMGANG MET KLACHTEN DOOR HET VNT-LID
Rol en bijdrage beklaagde
Rol en bijdrage VNT-lid en/of VNT-bestuur bij afhandeling klacht
OPVANG EN BEMIDDELING BIJ KLACHTEN KLACHTENFUNCTIONARIS
Positie en waarborg onafhankelijkheid
Taken en verantwoordelijkheden klachtenfunctionaris
Bevoegdheden klachtenfunctionaris
BEOORDELING VAN GESCHIL VIA DE EXTERNE GESCHILLENINSTANTIE
Aansluiting; toetsing ontvankelijkheid
BIJDRAGE AAN KWALITEITSVERBETERING – LEREN VAN KLACHTEN
Melding ernstige klachten; omgang met spoedeisende situaties
Signalering door betrokkenen; bespreking van signalen uit klachten
Klachtenrapportages en vervolg daarop
SLOTBEPALINGEN
Omgang met onvrede over afhandeling klacht
Vaststelling, evaluatie, wijziging, beslissing klachtenregeling
VNT klachtenreglement versie juni 2017
2

ALGEMEEN
Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze klachtenregeling wordt verstaan onder:
a. VNT-lid
b. VNT-beroepsvereniging
c. Medewerker
d. Cliënt
e. Naaste f. Klacht
g. Klager
h. Beklaagde
i. Klachtenfunctionaris
j. Klachtenafhandeling
De beroepsbeoefenaar die geregistreerd lid is van de beroepsvereniging VNT en die valt onder de VNT-klachtenregeling gebaseerd op de Wkkgz.
Dit VNT-lid heeft de status van zorgaanbieder, in de zin van de Wkkgz (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg. Stbl. 2015, 407).
De vereniging van VNT-beroepsbeoefenaren. Deze wordt in het kader van deze klachtenregeling vertegenwoordigd door het VNT- verenigingsbestuur of een door dit bestuur aangewezen persoon die de klachtenregeling in portefeuille heeft.
Een bij of voor lid van de VNT in de praktijk werkzame persoon.
Dit betreft zowel personen met een betaald dienstverband, als vrijwilligers en tijdelijk of op consultbasis in het kader van de zorg/dienstverlening ingeroepen personen.
Een natuurlijk persoon die gebruik wil maken, maakt of heeft gemaakt van de diensten van een VNT-lid en/of de praktijk waaraan het VNT- lid is verbonden.
Een natuurlijke persoon in de omgeving van de cliënt die optreedt als diens formele vertegenwoordiger.
Een uiting van onvrede over een gedraging1 van een VNT-lid/-praktijk en/of de voor/bij deze werkzame personen jegens de individuele cliënt of diens vertegenwoordiger.
Het begrip ‘klacht’ kent geen beperkingen wat betreft doel van de 2
klager, complexiteit,(on)terechtheidof(on)gegrondheid.Welwordt een klacht als klacht behandeld wanneer deze uitsluitend op schrift, daaronder valt ook per mail, is gesteld.
De persoon die een klacht indient.
Dit kan zijn: de cliënt zelf; of diens wettelijke of gemachtigde vertegenwoordiger.
Degene over wie een klacht is ingediend dan wel degene die verantwoordelijkheid draagt voor het handelen waarop de klacht betrekking heeft.
Degene die door de VNT is aangewezen om vanuit een onafhankelijke en onpartijdige positie klagers te voorzien van informatie, advies en bijstand teneinde (intern en/of extern) een klacht in te kunnen dienen en die klagers en beklaagden begeleidt bij het (zo mogelijk) oplossen van problemen en/of herstel van de relatie.
De handelingen, procedures en/of instanties die betrekking
1
besluit dat gevolgen heeft of kan hebben voor de individuele cliënt en/of diens naaste.
2
Een gedraging betreft zowel handelen als het nalaten daarvan alsmede het nemen van een
Een klacht kan ook het karakter van een claim (klacht met doel van financiële genoegdoening) hebben.
VNT klachtenreglement versie juni 2017
3

k. Klachtenopvang
l. Klachtenbemiddeling m. Afsluitbericht
n. Geschil
o. Geschilleninstantie p. Uitspraak
q. Hij/zij
Het aanhoren van de klacht, het verstrekken van informatie en advies en het bieden van bijstand bij de klachtenafhandeling.
De begeleiding door de klachtenfunctionaris van klager en beklaagde bij het zoeken naar een bevredigende oplossing van de klacht.
Een schriftelijke mededeling van de beklaagde, of een door deze aangewezen bevoegde persoon, waarin met redenen omkleed is aangegeven tot welke eindconclusies de afhandeling van de klacht via de VNT-klachtenregeling heeft geleid, tot welke afspraken of maatregelen is besloten en binnen welke termijn deze worden gerealiseerd.
Een klacht waarop de klager niet binnen de afgesproken termijn een reactie heeft ontvangen, dan wel een afwijzende of in zijn beleving onbevredigende reactie heeft ontvangen en die de klager vervolgens
3
hebben op de omgang met klachten van cliënten.
ter beoordeling voorlegt aan de externe geschilleninstantie.
De externe geschilleninstantie waarbij het VNT-lid zich – conform de vereisten van de Wkkgz – heeft aangesloten.
De schriftelijke weergave van de geschillenbehandeling, het oordeel, de eventuele beslissing en de eventuele aanbevelingen van de geschilleninstantie.
De uitspraak van de beoordelende geschilleninstantie is bindend voor het VNT-lid en zijn praktijk.
In deze regeling wordt de “hij” vorm gebruikt. Waar “hij” staat kan ook “zij” worden gelezen.
Artikel 2
Doelstellingen klachtenregeling

De klachtenregeling heeft tot doel:
a. Recht doen aan de belangen van de individuele cliënt en diens wettelijke vertegenwoordiger
door een zorgvuldige afhandeling van de klacht.
b. Zo mogelijk oplossen van via de klacht ingebrachte problemen van de klager.
c. Bevorderen van herstel van de vertrouwensrelatie tussen klager en het VNT-lid.
d. Bijdrage leveren aan de kwaliteitsverbetering van het handelen van VNT-leden, in structurele
zin.
Artikel 3
Uitgangspunten klachtenregeling
De klachtenregeling heeft als uitgangspunten:
a. Laagdrempelige en toegankelijke inrichting van de mogelijkheid om tot bespreking, oplossing
en/of beoordeling van de klacht te komen.
b. Bevorderen van de mogelijkheden om klachten snel en binnen de directe relatie cliënt en/of
diens wettelijke vertegenwoordiger, en het VNT-lid te bespreken en zo mogelijk op te lossen.
c. Onafhankelijke en onpartijdige bemiddeling en behandeling van de klacht.
d. Afhandeling van de klacht op basis van hoor en wederhoor.
e. Respecteren van de beleving van de klager en het zelfstandig klachtrecht van de cliënt.
3
De voor klager onbevredigende reactie van(uit) het VNT-lid betreft – afhankelijk van de gevolgde procedure: een afsluitbericht, het (niet) nakomen van het door het VNT-lid toegezegde of aan VNT-lid opgelegde maatregelen, de (door de schadeverzekeraar van het XX-lid) geheel of gedeeltelijk afgewezen schadeclaim.
VNT klachtenreglement versie juni 2017
4

f. Respecteren van de eigen professionele verantwoordelijkheid van het VNT-lid en de voor deze werkzame personen.
g. Respecteren van de privacy van cliënt, klager, beklaagde, het VNT-lid en zijn praktijk en andere bij de klachtafhandeling betrokkenen; dit conform de relevante wettelijke bepalingen en voor zover dit niet leidt tot inperking van het klachtrecht van de cliënt (en diens wettelijke vertegenwoordigers) conform de wet en conform dit reglement.
TOEGANG TOT EN ORGANISATIE VAN DE KLACHTENREGELING
Artikel 4
Bekendmaking en facilitering klachtenregeling
4.1. Het VNT-lid c.q. zijn praktijk draagt zorg voor bekendmaking van de klachtenregeling aan cliënten.
4.2. In geval van medewerkers zorgt VNT-lid ervoor dat zij bekend zijn met de klachtenregeling voor cliënten en met de mogelijkheid om ingeval van onvrede de diensten van de klachtenfunctionaris in te roepen.
4.3. Het VNT voorziet in de nodige faciliteiten en middelen ten behoeve van het goed doen functioneren van de klachtenregeling.
Artikel 5 Klachtrecht cliënten
5.1. De cliënt heeft het recht om een klacht in te dienen over gedragingen van het VNT-lid en de voor deze werkzame personen, jegens cliënt zelf of de wettelijke vertegenwoordiger.
5.2. Bij de indiening (en verder afhandeling van de klacht) kan de cliënt zich laten vertegenwoordigen door een door hem aangewezen of gemachtigde persoon.
5.3. Wanneer bij een (meerderjarige) cliënt sprake is van een door de rechter aangewezen wettelijk vertegenwoordiger (mentor, curator) is deze gerechtigd om voor de cliënt een klacht in te dienen. De wettelijk vertegenwoordiger houdt zich daarbij aan de vereisten die gelden voor hem als goed vertegenwoordiger.
5.4. Een persoon die door een VNT-lid als vertegenwoordiger van de cliënt wordt geweigerd, heeft het recht om hierover een klacht in te dienen en te laten beoordelen of deze weigering terecht is.
5.5. Voor de indiening van een klacht over een VNT-lid geldt geen verjaringstermijn, tenzij daarover nadere wettelijke regels van kracht zijn/worden.
Artikel 6
Besluit tot indienen of intrekken klacht
6.1. De klager kan, indien de bespreking van de onvrede met het VNT-lid de onvrede niet heeft weggenomen, of indien zich de situatie voordoet dat klager zich niet rechtstreeks tot VNT-lid wil of durft te wenden, zijn klacht kenbaar maken bij de VNT en een beroep doen op ondersteuning van de klachtenfunctionaris. Deze ondersteuning van de klachtenfunctionaris bestaat uit het bijstaan van de klager bij het formuleren van de klacht en de onvrede bespreken met het VNT-lid. Wanneer dit niet tot een voor de klager bevredigend resultaat leidt, verstrekt de klachtenfunctionaris de klager informatie over mogelijkheden voor indiening van de klacht bij een daartoe geëigende instantie.
VNT klachtenreglement versie juni 2017
5

6.2. Een klacht moet schriftelijk via een van datum voorziene klachtenformulier worden ingediend bij de VNT.
6.3. De datum waarop de klacht via het klachtenformulier is ingediend bij de VNT van beklaagde, en zodoende is ontvangen, geldt als de formele aanvangsdatum van de klachtenprocedure waarbij de wettelijke termijnen (artikel 7.2.) van kracht gaan.
6.4. De klager heeft het recht om op elk moment gedurende een klachtenprocedure zijn klacht in te trekken of te besluiten tot stopzetting van de procedure.
Hij stelt de betrokken klachteninstantie(s) hiervan dan schriftelijk in kennis.
6.5. Ingeval sprake is van een wettelijke verplichting of een zwaarwegend belang4 kan de klachteninstantie of een andere bij de klacht betrokkene ook na stopzetting van de procedure door de klager besluiten tot passende verdere actie.
Dit gebeurt met kennisgeving aan klager en beklaagde, tenzij een zwaarder wegend
belang zich daartegen verzet.
Artikel 7
Voortgangsinformatie, termijnen en afsluiting klachtafhandeling
7.1. De klager wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van de afhandeling van de klacht door de aan hem/haar toegewezen klachtenfunctionaris.
7.2. De afhandeling van een klacht vindt zo spoedig mogelijk plaats, maar uiterlijk binnen een termijn van 6 weken na het moment van indiening van de klacht.
Deze termijn is zo nodig te verlengen met 4 weken mits klager en beklaagde daarover schriftelijk bericht hebben ontvangen met opgave van redenen voor deze verlengde termijn.
7.3. Een verdere verlenging van de afhandelingstermijn is mogelijk, met opgaaf van de redenen hiervoor aan klager en beklaagde en met instemming van de klager.
7.4. Bij overschrijding van de (eventueel nader afgesproken) afhandelingstermijn van de klacht heeft de klager het recht om de zaak ter verdere behandeling voor te leggen aan de externe geschilleninstantie.
7.5. Bij afsluiting van de klachtafhandeling ontvangen klager en beklaagde – bij mondeling en schriftelijk ingediende klachten – een schriftelijk afsluitbericht. De klachtenfunctionaris stelt het afsluitbericht op.
Het afsluitbericht bevat in elk geval informatie over de uitkomsten van de klachtafhandeling, eventueel (al) tussen klager en beklaagde, overeengekomen afspraken, de status van het afsluitbericht en informatie over mogelijkheden tot een vervolg op de klachtafhandeling.
Artikel 8
Geheimhouding en privacy
8.1. Allen die bij de afhandeling van een klacht betrokken zijn (geweest), zijn tot geheimhouding verplicht van wat hen uit hoofde van die afhandeling bekend is geworden en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden.
8.2. De geheimhouding geldt onder voorbehoud van enig wettelijk voorschrift dat een bij
de afhandeling betrokkene tot bekendmaking verplicht en voor zover dit niet leidt tot een aantasting van het klachtrecht van de cliënt.
4
Dit geldt met name bij een (vermoeden van een) misdrijf, bij zaken waarin het XX-lid een wettelijk geregelde meldingsplicht heeft (calamiteiten, vermoeden van – seksueel – geweld in de zorgrelatie) of waarin sprake is van een structureel belang (bijvoorbeeld voorkoming van schade voor ‘derden’).
VNT klachtenreglement versie juni 2017
6

8.3. De geheimhoudingsplicht van de klachtenfunctionaris duurt ook voort na beëindiging van hun functie in het kader van de klachten- of geschillenregeling.
Artikel 9
Registratie klachten; bewaring klachtdossiers
9.1. De klachtenfunctionaris draagt zorg voor dossiervoering en registratie van de klachten waarbij hij de klager heeft ondersteund.
9.2. De dossiervoering, – bewaring en de registratie geschiedt zodanig dat de privacy van klager, beklaagde en eventuele andere betrokkenen gewaarborgd is en onbevoegden geen inzage kunnen krijgen.
9.3. De klachtenregistratie en de klachtdossiers worden gedurende twee jaar na afsluiting van de afhandeling van de klacht bewaard, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om deze informatie/stukken langer te bewaren.
Hierna vindt bewaring in geanonimiseerde versie plaats van kerngegevens en –stukken.
9.4. Het VNT-lid houdt in het cliëntendossier geen aantekening bij over door de cliënt (of zijn wettelijk vertegenwoordiger) ingediende klachten en de afhandeling van deze.
De afspraken volgend uit de klachtafhandeling worden wel door VNT-lid in het cliëntendossier opgenomen.
Artikel 10
Kosten klachtafhandeling
10.1. Aan klager brengt de VNT voor de afhandeling van klachten via de klachtenfunctionaris, geen kosten in rekening.
10.2. Over de (toerekening van) kosten van de afhandeling van de klacht door de geschilleninstantie worden in de geschillenregeling nadere afspraken gemaakt.
De VNT en het VNT-lid maken deze kosten (tevoren) aan klager en beklaagde bekend.
10.3. De kosten voor externe, op initiatief van de klager of beklaagde zelf ingeroepen, ondersteuning of bijstand en de kosten van door klager of beklaagde zelf bij de klachtafhandeling betrokken vertegenwoordigers, getuigen of deskundigen komen voor rekening van de betrokken partij(en) zelf.
Artikel 11 De klachtenprocedure
11.1 Het inzetten van de klachtenfunctionaris
De VNT vraagt een klachtenfunctionaris contact op te nemen met klager wanneer:

Klager de cliënt zelf, of diens wettelijke of gemachtigde vertegenwoordiger is;
De klacht betrekking heeft op een bij de VNT geregistreerd lid;
De klacht op schrift is gesteld, zoals bedoeld bjj artikel 61. en 6.2.
Daarnaast kan de klager te allen tijde zelfstandig via de beroepsvereniging van de beklaagde een beroep doen op een klachtenfunctionaris.
11.2. Een schriftelijke klacht dient tenminste de volgende informatie te bevatten: de naam en adresgegevens van de klager, de naam en praktijkgegevens van de beklaagde, de inhoud van de klacht, de periode waarin de klager door de beklaagde behandeld werd.
OMGANG MET KLACHTEN DOOR HET VNT-lid
Artikel 12
Rol en bijdrage beklaagde
VNT klachtenreglement versie juni 2017
7

12.1. Een beklaagde die rechtstreeks van de klager of via een ander kennis neemt van een klacht over hem, stelt de klager in de gelegenheid om zijn klacht toe te lichten, al dan niet via de klachtenfunctionaris.
Hij spant zich in om tot een (verdere) bespreking en zo mogelijk oplossing te komen; hij werkt mee aan de (verdere) afhandeling van de klacht over hem.
12.2. Als dat voor een goede bespreking van de klacht bevorderlijk is, betrekt de beklaagde bij de verdere klachtafhandeling een klachtenfunctionaris vanuit VNT erbij.
.
12.3. Wanneer een eerste gesprek niet bevredigend is voor de klager wijst de beklaagde de klager altijd op de mogelijkheid om de klacht (ook) in te dienen bij de VNT om een beroep te kunnen doen op de klachtenfunctionaris. Dit in het geval de klager nog geen contact heeft gehad met de klachtenfunctionaris
12.4. Een beklaagde over wie een klacht is ingediend, heeft het recht om zelf – mondeling of schriftelijk – een toelichting op zijn handelen te geven aan de klager dan wel aan de klachtenfunctionaris.
12.5. Een aangeklaagd VNT-lid en voor deze werkzame personen over wie een klacht is ingediend, heeft het recht om kennis te nemen van deze klacht.
Uiterlijk na inzet van de klachtenfunctionaris en eventueel na ondersteuning door de klachtenfunctionaris bij de schriftelijke formulering van de klacht, zal de klacht zo spoedig mogelijk aan de aangeklaagde kenbaar worden gemaakt.
12.6. Een beklaagde kan binnen de VNT een beroep doen op advies of bijstand bij de afhandeling van de klacht over hem.
Hij ontvangt daarover algemene informatie en/of kan navraag doen bij bestuur of de klachtenfunctionaris.
.
Artikel 13
Rol en bijdrage VNT-lid en/of VNT-bestuurder bij afhandeling klacht
13.1. VNT-lid en/of VNT-bestuurder stimuleert een snelle en open bespreking van onvrede.
13.2. VNT-lid en/of VNT-bestuurder neemt niet ongevraagd en zonder overleg met de beklaagde diens eigen bijdrage aan de afhandeling van een klacht over.
13.3. VNT-lid en/of VNT-bestuurder weegt bij elke klacht – waarvan hij kennis neemt – af of de bijstand aan zowel klager als beklaagde voldoende is geregeld. Zo nodig onderneemt hij daarin actie, met inzet van of in overleg met de klachtenfunctionaris.
OPVANG EN BEMIDDELING BIJ KLACHTEN KLACHTENFUNCTIONARIS
Artikel 14
Positie en waarborg onafhankelijkheid
14.1. De klachtenfunctionaris stelt zich onafhankelijk op tegenover klager, beklaagde, VNT-lid en VNT-bestuur.
Hij bepaalt – binnen de algemene kaders van beroepsprofiel, functiebeschrijving en –protocol – zelf zijn handelwijze bij de afhandeling van een specifieke klacht.
14.2. De klachtenfunctionaris werkt onafhankelijk en heeft rechtstreekse toegang tot het VNT-lid of het bestuur van de VNT.
.
VNT klachtenreglement versie juni 2017
8

14.3. De klachtenfunctionaris vervult zijn functie niet in combinatie met andere (uitvoerende, ondersteunende, adviserende, leidinggevende of bestuurlijke) functies bij de VNT of bij andere organisaties wanneer een dergelijke combinatie van functies kan leiden tot een aantasting van zijn mogelijkheid om in de rol van klachtenfunctionaris onafhankelijk en onpartijdig te kunnen functioneren.
14.4. Ingeval van – directe of indirecte – persoonlijke betrokkenheid bij een klager of beklaagde of bij andere betrokkenen bij een bepaalde klacht(afhandeling), laat de klachtenfunctionaris zich vervangen door een andere klachtenfunctionaris.
14.5. De klachtenfunctionaris kan de rechtmatigheid van een voornemen tot opzegging van de overeenkomst met hem of van het toepassen van specifieke voorschriften voor functioneren ter toetsing voorleggen aan een daartoe geëigende externe instantie. De conclusie van deze instantie is voor alle partijen bindend.
Artikel 15
Taken en verantwoordelijkheden klachtenfunctionaris
15.1. De klachtenfunctionaris heeft als taken en verantwoordelijkheden het bieden van:
a. (eerste) Opvang.
b. Informatie en advies over de mogelijkheden voor afhandeling van de klacht.
c. Bijstand.
d. Bemiddeling.
e. Procesbegeleiding en voortgangsbewaking.
f. Begeleiding bij bijzondere situaties.
g. Voorlichting en scholing over klachtrecht en klachtenmanagement.
h. Signalering en advisering in het kader van verbetering van de kwaliteit van zorg.
i. Signalering en advisering in het kader van organisatie en beleidsvoorbereiding van het
klachtenmanagement-/regeling bij VNT en VNT-leden.
15.2. VNT en VNT-lid geven in samenspraak met een of meer andere klachtenfunctionarissen gestalte aan de bereikbaarheid en de continuïteit van de opvang- en bemiddelingsfunctie in het kader van de VNT-klachtenregeling.
Artikel 16
Bevoegdheden klachtenfunctionaris

De klachtenfunctionaris heeft als bevoegdheden:
a. Directe toegang tot ruimtes waar cliënten zich bevinden, met respect voor de privacy van
(andere) cliënten en medewerkers en zonder daarbij de voortgang van de zorg te verstoren.
b. Het inwinnen van informatie en het raadplegen van voor de klacht relevante
stukken, dit alles na toestemming van de cliënt en met inachtneming van de geldende
wettelijke bepalingen.
c. Het oproepen tot verstrekking van toelichtingen en/of tot gesprek van personen die direct of
indirect bij de ingediende klacht zijn betrokken.
d. Het gevraagd en ongevraagd adviseren van beklaagde, het VNT-lid en/of diens praktijk, over
de afhandeling van een specifieke klacht of over hun omgang met klachten in algemene zin.
VNT klachtenreglement versie juni 2017
9

BEOORDELING VAN GESCHIL VIA EXTERNE GESCHILLENINSTANTIE
Artikel 17
Aansluiting; toetsing ontvankelijkheid
17.1. Het bestuur van de VNT draagt zorg voor aansluiting bij een externe geschilleninstantie.
17.2. De VNT, het VNT-lid en de klachtenfunctionaris voorzien klagers van de juiste informatie over hun (on)mogelijkheden om een beroep te doen op de geschilleninstantie.
17.3. Ingeval de klager een beroep doet op de geschilleninstantie, omdat naar zijn mening de wettelijke/reglementaire termijn voor de interne afhandeling van de klacht is overschreden, kan de geschilleninstantie – wanneer daarvoor redelijke gronden aanwezig zijn – besluiten om de uitkomsten van deze interne afhandeling af te wachten alvorens het geschil in behandeling te nemen.
17.4. In vervolg op een afsluitbericht van de klachtenfunctionaris, of op een (bindende) uitspraak of advies van de geschilleninstantie, ontvangt klager binnen een maand een schriftelijke reactie van de beklaagde. In deze reactie geeft het betrokken VNT-lid aan of hij overgaat tot maatregelen, wat de strekking van deze is en wanneer effectuering van deze plaatsvindt. Ingeval de uitspraak vergezeld gaat van aanbevelingen is in de schriftelijke reactie van betrokken VNT-lid gemotiveerd aangegeven of hij deze al dan niet overneemt.
17.5. Het bestuur van de VNT ontvangt van het betrokken VNT-lid een (geanonimiseerd) afschrift van de uitspraak/advies van de geschilleninstantie alsmede de reactie van betrokken VNT-lid daarop.
BIJDRAGE AAN KWALITEITSVERBETERING – LEREN VAN KLACHTEN
Artikel 18
Melding ernstige klachten; omgang met spoedeisende situaties
18.1. Indien een klacht een (kennelijk) ernstige situatie betreft, verzoekt de bij de afhandeling van deze klacht betrokken klachtenfunctionaris de direct bij de situatie betrokkene VNT-lid passende maatregelen te treffen. Dit wordt vermeld in het afsluitbericht aan het bestuur van VNT.
18.2. Onder de in artikel 18.1 bedoelde (klacht over een) ernstige situatie wordt in elk geval verstaan:

een situatie die bij voortbestaan kan leiden tot directe schade voor de cliënt en/of voor VNT-lid en/of diens praktijk;
een situatie die een ernstige en structurele bedreiging inhoudt voor de kwaliteit van de diensten aan andere cliënten of voor de veiligheid van VNT-lid en/of diens praktijk;
een misdrijf, calamiteit, geweld in de zorgrelatie en/of een incident dan wel het vermoeden hiervan.
18.3. Indien de bij de afhandeling van de klacht betrokken klachtenfunctionaris of het VNT-bestuur niet is gebleken dat de direct betrokkene of verantwoordelijke binnen een redelijke termijn passende maatregelen heeft genomen, vindt door het VNT-bestuur melding aan het VNT-lid plaats met het verzoek aan deze om tot passende maatregelen over te gaan.
18.4. Komt het VNT-lid niet binnen een redelijke termijn tot passende maatregelen of ontstaat daarover onvoldoende duidelijkheid, dan gaat het VNT-bestuur over tot maatregelen. Het betrokken VNT-lid ontvangt een afschrift van dit voornemen.
18.5. Wanneer een betrokkene bij een klacht(afhandeling) kennis neemt van omstandigheden waarbij (mogelijk) sprake is van een spoedeisend belang is deze gerechtigd om onmiddellijk
VNT klachtenreglement versie juni 2017
10

contact op te nemen met de persoon of instantie die in staat of verantwoordelijk is om passende maatregelen te nemen ter voorkoming van (mogelijke) nadelige gevolgen.
Dit gebeurt zo nodig buiten onmiddellijk medeweten en eventuele toestemming van klager en/of beklaagde.
Artikel 19
Signalering door betrokkenen; bespreking van signalen uit klachten
19.1. Ieder die betrokken is bij (de afhandeling van) een individuele klacht over een VNT-lid overweegt tevens de betekenis van deze klacht als signaal voor kwaliteitsverbetering.
Hij zorgt dat dit signaal, met inachtneming van de privacy van cliënt/klager en beklaagde, op de juiste plaats bekend wordt.
19.2. De betrokkene bespreekt met belanghebbenden de signalen van onvrede waarmee hij te maken krijgt en de betekenis daarvan in termen van kwaliteitsverbetering.
19.3. Een VNT-lid waarborgt dat een systematische bewaking van uit de signalering volgende acties plaatsvindt. Hij informeert het bestuur van de VNT over kwaliteitssignalen en acties die voor de beroepsvereniging als geheel van belang (kunnen) zijn.
19.4. Het bestuur van de VNT neemt zo nodig passende maatregelen bij (het vermoeden van) structurele tekortkomingen in de goede zorg, zowel wat betreft de beroepsuitoefening van VNT-leden als die van het specifieke VNT-lid.
Artikel 20
Klachtenrapportages en vervolg daarop
20.1. De klachtenfunctionaris stelt per jaar op basis van geregistreerde klachten een
5
20.2. Het bestuur van de VNT bespreekt deze jaarrapportages op passende wijze binnen de beroepsvereniging en deelt waar mogelijk de bevindingen met collega-beroepsverenigingen ten behoeve van de kwaliteitsverbetering van de hulpverlening.
20.4. Als bij op het opstellen van de klachtenrapportages blijkt dat sprake is van specifieke VNT- leden/-praktijken over wie zich relatief meer klachten voordoen, informeert de klachtenfunctionaris het bestuur van de VNT over deze situatie met vermelding van de naam van het betreffend VNT-lid. Dit VNT-lid ontvangt hiervan een kopie.
20.5. Het bestuur van de VNT neemt zo nodig passende maatregelen (bij (een vermoeden van) structurele tekortkomingen in de goede zorg.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 21
Omgang met onvrede over afhandeling klacht
21.1. Een klager die van mening is dat de afhandeling van zijn klacht niet heeft plaatsgevonden conform de vereisten van de Wkkgz en/of het VNT-klachtenreglement kan de Inspectie voor de Gezondheidszorg vragen om toetsing. Deze toetsing heeft niet het karakter van een inhoudelijke (her-)beoordeling van de klacht.
.
geanonimiseerde klachtenrapportage op voor het bestuur van de VNT. Hij voorziet deze jaarrapportages zo nodig van aanbevelingen.
5
en geschilleninstantie, schadeverzekeraar, Inspectie voor de Gezondheidszorg, tuchtcommissie) zijn afgehandeld.
In deze klachtenregistratie wordt ook informatie opgenomen over klachten die via andere instanties (o.a. externe klachten-
VNT klachtenreglement versie juni 2017
11

Artikel 22
Vaststelling, evaluatie, wijziging, beslissing klachtenregeling
22.1. Evaluatie van de klachtenregeling zal plaatsvinden één jaar na inwerkingtreding van de klachtenregeling en vervolgens om de drie jaar.
De bestuurder zal in het kader van de evaluatie tenminste de klachtenfunctionaris, en de belangen van VNT-leden horen.
22.2. Dit klachtenreglement kan door het bestuur van de VNT met toestemming van de patiënten/cliëntenorganisatie Zorgbelang en de Stichting Complementaire en Alternatieve Geneeswijzen (SCAG) worden gewijzigd, of ten gunste van een nieuw reglement worden ingetrokken.
22.3. Alvorens tot vaststelling, wijziging of intrekking van het klachtenreglement te besluiten, vraagt het bestuur van de VNT om advies van de klachtenfunctionaris. Daarbij worden de wettelijke bepalingen omtrent het advies-/instemmingsrecht van voor de VNT-leden in acht genomen.
22.4. In alle gevallen waarin dit klachtenreglement niet voorziet, beslist het bestuur van de VNT dit na overleg met belanghebbenden die bij de uitvoering van het betreffende onderdeel van de klachtenregeling is/zijn betrokken.
.
Aldus vastgesteld door
Bestuur VNT
Namens deze, Rens van der Hout, voorzitter
Klachtenreglement 2017
Dit klachtenreglement is op 9 februari 2017 vastgesteld in overeenstemming met de representatieve patiënten/cliëntenorganisatie Zorgbelang Nederland
VNT klachtenreglement versie juni 2017
12